Pourquoi et comment externaliser quand on est chef d’entreprise ?

Quand on a bâti son entreprise de A à Z et que l’on est habitué à tout mener de front, il peut être sacrément difficile de déléguer une partie de son activité. Rassurez-vous, tout(e) entrepreneur(e) est confronté, un jour ou l’autre, à ce dilemme. Pourtant, croyez-nous, externaliser peut littéralement changer la vie de votre entreprise.

Externaliser : qu’est-ce que ça veut dire ?

Aussi appelé « outsourcing », l’externalisation consiste pour un chef d’entreprise à confier une partie de son activité à un prestataire externe, généralement une agence ou un(e) Freelance spécialisé(e) dans le domaine en question. Il/elle offre son expertise, son savoir-faire et/ou ses conseils à l’entreprise. Il peut s’agir des tâches administratives, de la communication, de la gestion RH, ou encore du commercial.

Pourquoi externaliser en entreprise ?

Plusieurs raisons peuvent vous pousser à faire appel à un professionnel extérieur à votre entreprise.

Gagner du temps pour vous consacrer à votre cœur de métier

Dans la vie d’un(e) entrepreneur(e), il arrive souvent un moment où le temps passé aux tâches annexes dépasse celui à exercer son cœur de métier. C’est le signe qu’il est temps de déléguer. Sans compter, par exemple, qu’une tâche qui vous prend trois jours, sera exécutée en moitié moins de temps par une personne dont c’est le métier.

Augmenter votre flexibilité d’action

Dans les grandes entreprises, les processus de décision et de mise en œuvre sont souvent longs et fastidieux. Traiter avec un prestataire externe simplifie les échanges et le passage à l’action. Plus besoin de passer par un circuit hiérarchique sans fin, vous augmentez votre réactivité dans un monde de plus en plus concurrentiel.

Profiter d’un regard extérieur

Si vous évoluez avec la même équipe depuis plusieurs années, vous vous privez des avis et savoir-faire extérieurs. Pourtant, ils peuvent s’avérer précieux pour vous sortir d’une situation difficile ou trouver une solution à un problème. Le prestataire externe vous offrira un regard innovant, objectif et vous évitera bien des tensions en interne.

Contourner les risques du recrutement

On le sait, recourir à l’embauche présente des risques : erreur de casting, perte financière, risques juridiques, etc. Lorsque vous faites appel à une agence ou un(e) Freelance, vous entrez dans une nouvelle forme de collaboration dans laquelle vous êtes deux maîtres du jeu. Durée d’engagement, conditions : à vous de fixer vos propres règles pour mieux maîtriser la situation.

Comment externaliser efficacement ?

Externaliser une partie de son activité peut paraître facile, mais il y a un certain nombre d’étapes à respecter pour que tout se passe au mieux :

• Définissez clairement vos besoins : savoir exactement ce que vous attendez vous permettra de faire les bons choix. Quelles tâches souhaitez-vous déléguer ? Quelles activités sont les moins rentables ? Quelles sont vos conditions ? Créez une fiche de mission pour poser les modalités par écrit.
• Choisissez le bon prestataire : comparez les offres, lisez les témoignages clients, imprégnez-vous de l’ADN de la structure. Et s’il est important, ne faites pas du prix votre seul critère de choix. Trouvez l’équilibre entre votre instinct et votre raison.
• Sécurisez votre collaboration avec un contrat pour clarifier les missions à réaliser, la durée d’engagement, les tarifs, et les conditions.
• Adaptez votre organisation en interne : il sera peut-être nécessaire de distribuer différemment les tâches ou de mettre en place de nouvelles habitudes (formes de communication, outils, etc.). Enfin, mettez à profit ce temps économisé pour améliorer la productivité de votre équipe (nouveau planning, formation, etc.).

Vous l’avez compris, externaliser ne s’improvise pas. Mais si vous êtes bien préparé, cela peut changer votre activité et vous faire passer à la vitesse supérieure. Prêt(e) à sauter le pas ? Prenez rendez-vous pour bénéficier de tous nos conseils.